Trotz Hektik und Stress ein Projekt zum Erfolg bringen? So gehts

1. September 2014
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Dieses muss nebenbei noch fertiggestellt werden, die Änderung einiger Parameter kommt überraschend und ein Arbeitsbereich liegt weit hinter der zeitlichen Planung. Projektmanager finden sich häufig in in einer herausfordernden Situation wieder, in der es gilt, einen kühlen Kopf zu bewahren und den Überblick zu behalten. Dies ist allerdings kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken.

 

Eine gute Planung bildet bereits den ersten Schritt zum Erfolg

Sicherheit bei der Projekteinführung bietet eine realistische Planung zu Beginn eines Projektes. Planen Sie Ihr Projekt klar und genau. Sprechen Sie mit beteiligten Personen und Experten, um wo auch immer nötig eine realistische Einschätzung und Expertise in Ihre Planung aufnehmen zu können. Für den Projektablauf ist eine genaue Strukturierung nach Phasen wichtig, um das Projekt als Ganzes zugänglicher und detailreicher handhaben zu können. Zeitliche Puffer und die Planung der Aufwände und Kosten, am besten anhand von Arbeitspaketen, sollten hierbei auch nicht vergessen werden. So haben Sie eine fundierte Basis für Ihre weiteren Schritte.

 

Das Ziel ist wichtig

Ohne ein Ziel ist es außerordentlich schwierig, ein Projekt zu leiten. Wenn Sie das Ziel setzen, sollten Sie sich fragen, ob alle Punkte realistisch sind und wie eventuell auftretenden Probleme bewältigt werden könnten. Eine Überprüfung mit der SMART-Regel sowie eine entsprechende Projektumfeldanalyse sind an dieser Stelle ratsam. So gewinnen Sie Sicherheit, auch wenn später einmal etwas schieflaufen sollte oder wenn sich nachträgliche Änderungen ergeben.

 

Von Abweichungen nicht aus der Ruhe bringen lassen

Erkennen Sie, dass Abweichungen Ihr Projektziel gefährden, sollten Sie gegensteuern und eingreifen. Setzen Sie die erforderlichen Massnahmen zeitnah um und beziehen Sie grundsätzlich Ihre Mitarbeiter und zudem auch Ihre Stakeholder in wesentliche Entscheidungen mit ein. Prüfen Sie auch, ob Ressourcen verstärkt, Arbeitsmethoden verändert oder Teilersatzlösungen gefunden werden müssen.

 

Mitarbeitermotivation kann Unterstützung bieten

Wenn Ihre Kollegen und Mitarbeiter hinter Ihrem Projekt stehen, kann Ihnen dies eine wichtige Stütze sein. Sicherheit können Sie somit erlangen, wenn Sie Ihre Energie nicht in „Gerangel“ oder in Überzeugungsarbeit verlieren, sondern diese direkt auf die notwendigen, umzusetzenden Massnahmen lenken. Stehen Ihre Mitarbeiter hinter Ihnen und Ihrem Projekt, werden Sie sicherlich auch wichtige Unterstützung bei der weiteren Umsetzung finden.

 

Den Überblick mit Software behalten

Tools sind ein wichtiger Punkt, um in hektischen Zeiten und bei der Projektplanung den Überblick zu behalten. Erkennbare Pufferzeiten, die Auswirkungen von Ressourcenverstärkungen, verspätete Projektphasen oder auch die Abhängigkeit einzelner Prozesse voneinander – viele wesentliche Porjektplanungselemente sind mit einer spezialisierten Software auf einen Blick zu erkennen. Die Projekt-Management-Software A-Plan zeigt Projektverzögerungen zum Beispiel in einer Ampelfunktion und Abhängigkeiten in Balkenform an. Dies hält Ihnen den Kopf frei. Zudem können in der Regel mehrere Mitarbeiter – mit denselben oder unterschiedlichen Zugriffsrechten – den Projektverlauf aktuell halten und jeweils auf dem aktuellsten Stand sein. Für Meetings und Präsentationen haben Sie alle erforderlichen Daten immer mit einem Griff zur Hand.

 

Über Den Autor

Steffen Jung ist bei braintool software, einem führenden Anbieter von Projektmanagement Software, verantwortlich für das Markting und die Kundenkommunikation. Er hat viele Jahre selbst im Projektmanagement von E-Business und Internet-Projekten gearbeitet, bevor er sich im Bereich Internet und Online Marketing selbständig gemacht hat.

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