Projektmanagement sehr einfach gemacht

2. Februar 2012
By

Ich werde oft gefragt, ob es nicht eine simple Methode gibt, Projekte zu managen. Hintergrund zu dieser Frage ist, dass zum Teil wichtige Projekte nur mithilfe von Outlook und diversen Sitzungen und Protokollen geführt werden. Meistens liegen die relevanten Informationen dann zwar irgendwo vor, aber der Überblick geht im Laufe der Zeit leicht verloren.

Die Betroffenen suchen in so einer Situation oft händeringend nach mehr Systematik, allerdings sind die Hürden zur Anwendung eines professionellen Projektmanagements einfach oft zu groß.

Dann kann es hilfreich sein, eine sehr einfache Form des Projektmanagements durchzuführen. In der Regel klappt das auf einem Blatt Papier. Dazu wird die Projektstruktur visuell dargestellt. Ein Beispiel dafür zeigt das eingefügte Foto.

http://management-entwickeln.de/wp-content/uploads/2011/11/PM_sehr_einfach_gemacht.jpg

Gehen Sie bei der Erstellung der Skizze folgendermaßen vor:

  • Wählen Sie einen aussagekräftigen Projektnamen. (hier: Energiegewinnung durch Abfallverwertung)
  • Durchdenken Sie, welche größeren Arbeitsphasen das Projekt durchlaufen muss, um die Aufgabe zu erfüllen.
  • Ordnen Sie die Arbeitsphasen in der Reihenfolge der Bearbeitung von links nach rechts. (1. Konzeption, 2. Planung der Anlage…)
  • Überlegen Sie (anhand der Protokolle und Outlook-Einträge, soweit vorhanden), welche Arbeitspakete in jeder Phase notwendig sind.
  • Ordnen Sie die Arbeitspakete ebenfalls möglichst in der Reihenfolge der Bearbeitung von oben nach unten. (2.1 Verfahrensbeschreibungen einholen, 2.2 Gebäudeplanung durchführen…)
  • Ordnen Sie jedem Arbeitspaket einen Verantwortlichen zu und schreiben Sie dessen Namen mit ins Kästchen.

Während des Projekts:

  • Machen Sie einen diagonalen Strich durch alle Arbeitspakete, die gerade in Bearbeitung sind. (z. B. 1.3 Gutachten einholen)
  • Machen Sie einen zweiten diagonalen Strich durch alle Arbeitspakete, die abgeschlossen sind und die vom Projektleiter abgenommen wurden. (z. B. 1.1 Ideenskizze erstellen)

Diese Methode der visuellen Darstellung macht es einfacher, ein Projekt zu systematisieren. Selbst wenn das Projekt bereits in der Umsetzung ist, können Sie diese Methode noch anwenden. Sprechen Sie als Projektleiter dazu ruhig mit ein oder zwei weiteren sachkundigen Personen, wie sie das Projekt strukturieren würden. Das bringt mehr Akzeptanz. Widerstehen Sie auf jeden Fall der Versuchung, Start- und Endtermine in diese Übersicht einzutragen. Ohne eine detaillierte Planung sind Termine Wunschvorstellungen, die in den seltensten Fällen realisiert werden können und zu Frust bei den Verantwortlichen der Arbeitspakete führen.

Hängen Sie dieses Blatt an die Pinnwand in Ihrem Büro. Verwenden Sie es bei allen Projektbesprechungen. Ihre Kollegen werden Ihnen als Projektleiter dankbar für die Systematisierung sein.

ABER: Seien Sie sich im Klarem darüber, dass diese sehr einfache Form des Projektmanagement dauerhaft keine Lösung ist, um komplexe Aufgaben verlässlich zu planen und erfolgreich umzusetzen. Diese Methode zeigt den beteiligten Personen jedoch, dass eine Systematik in Projekten enorme Vorteile bietet und Projektmanagement nicht nur Bürokratie ist.

Tags: , , , ,

One Response to “ Projektmanagement sehr einfach gemacht ”

  1. Holger Zimmermann on 14. August 2013 at 09:55

    Wenn Projektmanagement einfach sein soll, machen wir sehr gute Erfahrung mit dem Projektmanagement-Canvas (http://bit.ly/ZDDUzq). Er dient als Visualisierung der (wichtigsten) Fragen, die die Projektleitung beantworten muss, um ein Projekt gut zu organisieren. Würde mich freuen, wenn dieses Instrument hilft – ebenso wie über Feedback dazu. Danke!

Leave a Reply

You must be logged in to post a comment.

Kategorien



Wirtschaft


Get Adobe Flash player