Grenzen von Excel im Projektmanagement

31. Januar 2011
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Microsoft Office (Quelle: flickr.com@bfishadow)Aus der Bürowelt ist es nicht mehr wegzudenken: Das Software-Paket MS-Office. Als einheitlich angelegte Grundlage für jede organisierte Tätigkeit bietet es die allgemein anerkannten Werkzeuge für die Bearbeitung von Texten, Präsentationsfolien und Tabellenkalkulationen.

Gerade auch im Projektgeschäft erweisen sich Word, Powerpoint und Excel als beliebte Helfer im Alltag. In der Projektbesprechung werden die aktuellen Informationen zum Projektstatus in eine schöne Präsentation verpackt und das Besprechungsprotokoll natürlich in Word verfasst.MS Excel wiederum eignet sich sehr gut für unterschiedlichste Kalkulationen und glänzt dank seiner hohen Flexibilität als Zahlenjongleur. Per Knopfdruck lassen sich die Zahlen dann auch noch in ansprechende Diagramme verwandeln. Da wundert es nicht, dass viele Projektmanager schnell auch mal bei der Projektplanung zum beliebten Tabellenkalkulator greifen.


Excels Kernkompetenzen und Grenzen

Von wesentlicher Bedeutung ist, dass Excel Einzeldatensätze einfach in Bezug bringen und auswerten kann. So lassen sich Daten sortieren, gruppieren und filtern. Pivot-Tabellen verwerten die Eingaben und liefern vor allem statistische Auswertungen. Spezifische Berechnungen können mittels Formeln und Funktionen durchgeführt werden, die grafische Veranschaulichung erfolgt über die integrierte Diagrammdarstellung.

Keine Frage, wenn es um seine Kernkompetenzen geht, ist Excel ein großartiges Programm. So großartig, dass es im Büroalltag zur Universallösung wurde. Doch wer schon mal versucht hat, mit Excel ein komplettes Projekt bis zum Ende durchzuplanen, womöglich noch mit mehreren Bearbeitern, hat sicherlich die Grenzen von Excel kennenlernen dürfen. Dabei spreche ich nicht von der ersten Erstellung des Projektplanes. Kompliziert wird es dann, wenn ein mühsam erstellter Projektplan, auf die Veränderungen im Projektablauf angepasst werden muss und dabei auch noch Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen berücksichtigt werden müssen.

MS Excel im Projektmanagement kann auch zu Frust führen

In meinen Kundengesprächen erfahre ich nicht selten, dass durch mehrfache Nutzung Daten überschrieben oder gelöscht werden. Oder es existieren mehrere Versionen derselben Datei, von der keiner mehr weiß, welche die Aktuellste ist. Darüber hinaus wird Excel gerade bei längerfristigen Planungen grafisch schnell unübersichtlich.

Spezialanwendung: Projektmanagementsoftware

Projektmanagementlösungen, die auf Basis speziell angelegter Datenstrukturen arbeiten, bieten den wesentlichen Vorteil, dass sie speziell auf die Anforderungen der Projektplanung, Ressourcenplanung und Kostenkalkulation angepasst sind und oftmals auch die Verwaltung mehrerer Projekte von mehreren Benutzern gleichzeitig erlauben. Kritiker mögen behaupten, man verliert dabei auch wieder ein Stück weit die Flexibilität. Doch im Projektgeschäft stehen die Abbildung der Abhängigkeiten zwischen Terminen, Ressourcen und Kosten im Vordergrund. Und dabei sind dann auch fest vorgegebene Strukturen von Vorteil und muß deshalb noch lange nicht einer Entwicklung hin zu mehr Flexibilität und Agilität entgegenlaufen.

Vor allem kleinere und mittlere Firmen haben jedoch noch Vorbehalte, bei der Anschaffung einer Projektmanagementsoftware. Neben den Anschaffungskosten fürchten die meisten vor allem die zusätzliche Schulung der Mitarbeiter, die Zeit in Anspruch nimmt und ebenfalls Geld kostet. Bei diesen Argumenten handelt es sich jedoch um eine Milchmädchenrechnung: Die Fehler, die durch die inadäquate Nutzung von ungeeigneten Werkzeugen entstehen, sind auf die Dauer wesentlich kosten- und zeitintensiver.

Tools im Projektmanagement (Quelle: flickr.com@Meanest Indian)
Investitionen in die richtige Ausstattung waren seit jeher wichtiger Faktor und so sollte man sich auch überlegen, welches Programm zur jeweiligen Aufgabe passt – zumindest, wenn man Punkt 1 der „10 wichtigsten Projektmanagement-Regeln“ von Cirquent Blog befolgt:

  1. Kenne dein Handwerkszeug:
    Projektmanagementprozesse verstehen und umsetzen können und dies mit dem jeweils richtigen Werkzeug.

Welche Werkzeuge setzen Sie im Projektmanagement gerne ein?

Über den Autor: Steffen Jung ist bei braintool software, einem führenden Anbieter von Projektmanagement Software, verantwortlich für das Markting und die Kundenkommunikation. Er hat viele Jahre selbst im Projektmanagement von E-Business und Internet-Projekten gearbeitet, bevor er sich im Bereich Internet und Online Marketing selbständig gemacht hat.

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